私隱聲明

懲教署在個人資料方面的政策及實務

(注意：這份說明書和附件可定期予以修訂。)

懲教署保障資料政策

本署的保障資料政策是以香港法例第 486章《個人資料(私隱)條例》附表 1 載列的六項保障資料原則為藍本。現將政策要點簡述如下：

1. 個人資料應以合法及公平的方法收集，並祇可用作直接與本署職能或活動有關的合法目的；
2. 收集的資料應不超乎該等目的所需的資料；
3. 在收集資料前，須告知資料當事人收集的目的 (須一般地或具體地說明目的)，以及資料可能轉予何人；
4. 須告知資料當事人他有權要求確定備存、查閱或改正資料，但祇在不影響本署的合法目的或不侵犯其他資料當事人的私隱情況下，才會接納是項要求；
5. 須採取所有切實可行的步驟，以確保所保存的個人資料是準確和最新的資料，而保存期間不得超過為達致收集資料的目的所需的期間；
6. 又須採取所有切實可行的步驟，以保障該等個人資料免受未獲准許的查閱、處理或在保安不妥善的情況下儲存或傳送;在處置無用的資料時，須適當地予以處置，免受未獲准許或意外的查閱；以及
7. 須在一般情況下因應要求，公開本署所保存的個人資料的種類，以及收集和持有該等資料的目的。

本署保存個人資料的主要目的和種類

本署所保存的個人資料種類及目的一覽表載於附件。

個人資料管理專員的任命

助理署長 (服務質素) 獲委為個人資料管理專員，負責監管本署行事符合個人資料 (私隱) 條例的規定。

本署委任下列人員為保障個人資料 (私隱) 主任，處理其職權範圍內關乎個人資料私隱的事宜，其通訊地址列述如下：

• 各院所主管負責處理其院所職員及在囚人士有關確定備存、查閱或改正個人資料的要求，以及處理他們申報的訪客的個人資料。

  地址:	見各院所的地址

• 監督 (審核及保安) 負責處理更生人士確定備存、查閱或改正個人資料的要求。

  地址：	香港 灣仔港灣道 灣仔政府大樓 27 樓 懲教署總部

• 部門主任秘書負責處理監獄訪客確定備存、查閱或改正個人資料的要求。

  地址：	香港 灣仔港灣道 灣仔政府大樓 24 樓 懲教署總部

• 高級行政主任 (人事) 負責處理與僱用事宜有關的確定備存、查閱或改正個人資料的要求。

  地址：	香港 灣仔港灣道 灣仔政府大樓 23 樓 懲教署總部

查閱或改正個人資料要求

如欲查詢 / 更改有關個人資料，可即下載個人資料私隱專員指定的資料查詢表格，或從個人資料私隱專員公署網站下載該指定表格，填妥後送交上述負責人員辦理。

收費

為彌補行政費及其他成本（郵寄和影印服務等開支），本署或會根據《個人資料（私隱）條例》第 28 條收取費用。本署會預先說明有關費用，以便巿民決定是否繼續索取資料。

附件

費用:

本署或會因應個別情況收取行政費。至於影印服務，根據二零二三年十一月十日會計通告第 3/2023 號，A4 和 A3 紙張黑白影印每複印本的標準收費分別為港幣 1.5 及 1.6 元，由二零二三年十一月二十四日起生效。(註: 雙面影印視作複印兩頁計算。)

以上收費可予修訂。